Of u nu een incentive of conferentie organiseert, met onze checklist zal u erin slagen uw evenement succesvol te laten verlopen. Ontdek onze tips om het beste evenement te organiseren.

EEN DUIDELIJKE PLANNING

EEN DUIDELIJKE PLANNING

Denk bij het plannen van uw evenement aan het volgende:
• Wat is het budget?
• Welke bestemming heeft uw voorkeur?
• Heeft u vervoer naar de locatie nodig? • Hoeveel kamers heeft u nodig? Zijn dit één- of tweepersoonskamers?
• Heeft u vergaderruimte nodig? En audiovisuele apparatuur?
• Heeft u een grote ruimte nodig voor bijvoorbeeld een awarduitreiking of ceremonie?
• Dienen er hapjes en drankjes geregeld te worden?
• Data en tijden waarop meetings, (sport)activiteiten etc. moeten plaatsvinden
• Denk bij alles voor de zekerheid ook aan alternatieven

ACCOMMODATIE

ACCOMMODATIE

Wat betreft de accommodatie dient u hiermee rekening te houden:
• Hoeveel kamers per nacht heeft u nodig?
• Zijn dit één- of tweepersoonskamers?
• Heeft u familiekamers of aaneengeschakelde kamers nodig?
• Dienen alle kamers vlakbij elkaar of op dezelfde verdieping te liggen of is dit optioneel?

VERGADERRUIMTES EN ZALEN

VERGADERRUIMTES EN ZALEN

• Bepaal de benodigde capaciteit van de vergaderruimte
• Bepaal hoe lang de vergadering zal duren
• Hoeveel mensen zullen aanwezig zijn?
• In welke opstelling wilt u vergaderen (u-vorm, theater, receptie)?
• Heeft u naamkaartjes nodig?
• Welke audiovisuele hulpmiddelen heeft u nodig? En andere hulpmiddelen als flip charts, white boards, notitieblokken, pennen etc?
• Heeft u een podium nodig?
• Heeft u een internetverbinding nodig? Hoeveel aansluitingen?

En voor speciale gelegenheden:
• Heeft u een dansvloer nodig?
• Heeft u een tafel nodig voor trofeeën of medailles?

ETEN & DRINKEN

ETEN & DRINKEN

• Bepaal of u drankjes of hapjes wilt serveren tijdens de meetings
• Bepaal een pauze schema en of u drankjes of hapjes wilt serveren
• Bepaal een menu en een selectie van dranken
• Wilt u de hapjes en drankjes in de vergaderzaal of in een aparte zaal serveren?
• Welke drankjes wilt u tijdens de meeting serveren; water, koffie?
• Dient u rekening te houden met speciale dieetwensen?

BETALING

BETALING

• Wie is verantwoordelijk voor de betaling van slaapkamers en vergaderzalen?
• Hoe worden extra’s als roomservice en telefoongesprekken worden verrekend?
• Hoe wilt u de uiteindelijke betaling doen? Per creditcard, bankoverschijving?

EXTRA TIPS

EXTRA TIPS

Waar moet u nog meer aan denken?
• Vervoer tussen luchthaven en accommodatie
• Informeer de accommodatie over specifieke wensen aangaande de kamers etc.
• Informeer de accommodatie over eventuele leveringen van derden
• Vrijetijdsbesteding voor na de meeting zoals (sport)activiteiten, excursies, spabehandelingen etc.

offerte aanvragen

Bent u geïnteresseerd in het aanbod van Club Med Meetings & Events voor uw volgende groeps- of incentivereis?

...

BROCHURE BESTELLEN

Bestel nu de Club Med Business brochure.

...

Een resort zoeken

Vind het ideale resort voor uw teambuilding of incentive reis.

...